用人单位疏于对人事档案的监管而尝恶果

来源： 编辑：劳动合同 人气：49 发布时间：2016-3-22

基本案情：

员工甲在A企业工作了四年十个月的时间，在劳动合同期满后不愿意续签劳动合同，于是A企业与甲终止劳动关系。甲声称A企业并没有与其签订劳动合同，并以此提出仲裁，要求A企业支付经济补偿金。而A企业声称与甲是有签订劳动合同，劳动合同期满后，A企业在不降低原合同待遇标准的情形下与甲续签劳动合同，因甲不同意续签而导致劳动合同到期终止，无需支付任何经济补偿金。由于甲是A企业人事专员，在离开A企业前，把A企业与其签订的劳动合同擅自取走，并删除了电脑管理软件中关于签订劳动合同的记录。庭审中，A企业坚持法院进行电子数据的鉴定，以恢复电脑管理软件中被甲删除的电子数据，从而证明双方签订了劳动合同的事实。

审判结果：一审、二审法院均以即使恢复了电脑管理软件中关于劳动合同起止时间的电子数据，也不能直接证明双方签订了书面劳动合同，从而未准许A企业提出的鉴定申请，继而认定双方未签订书面劳动合同，A企业承担相应的法律后果。

评析：

在本案例中，争议的焦点是A企业有没有与甲签订劳动合同。如果A企业与甲有签订劳动合同，合同期届满后，A企业提出和原合同相同的条件与甲续签合同，甲不同意续签，则按照《劳动合同法》第46条第五项的规定，A企业不需要支付经济补偿金。如果A企业本来就没有与甲签订劳动合同，那么在A企业要求与甲签订书面劳动合同遭到甲的拒绝，双方解除劳动关系的，按照《劳动合同法实施条例》第六条的规定，A企业应当向乙支付经济补偿。

对于上述法律规定及后果不难理解，但本案中，如何证明双方签订了书面劳动合同这一事实，双方各执一词。虽然法院终审判决认定由A企业承担举证不能的法律后果，但笔者认为，用人单位的举证能够形成证据链，排除双方没有签订劳动合同的可能性，应当认定为A企与甲之间签订了书面劳动合同。而按照法院的终审认定，不仅有机械套用法条的嫌疑，更有违常理，容易导致更多的企业财务、人事职员职业道德丧失，不利于社会的诚实信用体现的建设。

首先， A企业提交的证据能证实甲作为人事专员持有档案柜的钥匙；负责人事招聘、订立劳动合同等人事管理工作；每个职工的档案袋中都存放有企业留存的劳动合同；A企业实行电脑软件管理系统，员工的档案信息均录入电脑管理；甲有软件登录及操作的权限；软件管理系统显示在甲离职前关于甲的电子数据被删改，原来的劳动合同起止时间全部被删除；A公司在发现档案柜中甲的劳动合同丢失后报警处理。

从上述可证事实来看，可以证实甲为了达到自己的非法目的，而利用职务便利擅自取走劳动合同并删改管理系统中的电子数据，造成了双方没有签订书面劳动合同的假象。在管理系统被删改后A企业第一时间由软件供应商进行鉴定并出具了证明，已经足以证实在甲离职前夕，软件管理系统中关于甲的电子数据被删改的事实。A企业申请法院对电子数据恢复进行鉴定，只是想强化这种证据的效力。换言之，无论法院是否准许鉴定，A公司已经完成了初步的举证责任。

其次，法院以即使鉴定结果属实也不能证明双方签订了书面劳动合同为由认定A企业举证不能，从而判决A企业承担对其不利的法律后果值得商榷。

书面合同不应局限于纸质合同，电子合同同样属于书面合同的一种，当然本案A企业管理系统中仅通过电子数据显示双方入职、离职、建立劳动合同的起止时间等内容，并非完整意义上的电子合同，但在通过上述电子数据能合理排除双方未签订劳动合同的前提下，法院不应苛求A企业承担更重的举证责任，否则，企业败诉事小，因此引发的企业人事、财务等人员的职业道德风险事大。按照这一判决作为衡量用人单位管理风险标准，无疑会使企业在招聘员工时首先为了自保而对所招聘的员工采取不信任的态度，这显然不利于和谐劳动关系的建立以及企业正常的经营发展。

建议：无论A企业有多委屈，在生效的法律判决面前，只有在企业管理上再下工夫，细化企业重要部门的管理风险，建立可控的法律风险防范体系，这样才能从根本上杜绝职场“碰瓷”等职业道德丧失现象给企业经营管理带来的风险。